Nesse artigo de hoje, vamos falar sobre algo que gera prejuízo silencioso, mas de impacto no orçamento dos supermercados: perdas! Complicadas de controlar e dispendiosas, esse desperdício é um dos maiores desafios do cotidiano de empresas do segmento e, portanto, merece uma atenção especial.
Dentre diversos fatores que aumentam as perdas, os pequenos furtos e a perecividade dos produtos são as mais destacadas pelo seu volume. Como a margem unitária, geralmente, é muito pequena, essas perdas acabam impactando ainda mais no capital de giro dos supermercados.
Devido a isso, trouxemos as possíveis principais causas e, logo após, como evitá-las! Continua a leitura que vai ser bem interessante.
Tipos de Perdas mais recorrentes em Supermercados
Muitas pessoas associam a expressão prevenção de perdas, fiscal de perdas à apenas seguranças de supermercados que evitam furtos, porém é bem além disso. A perda de estoque é evidenciada quando há diferença entre o estoque registrado no sistema e o estoque real.
Essas perdas de produtos ocorrem em diferentes momentos da rotina operacional de um supermercado. Por isso, é necessário implementar um programa de prevenção de perdas capaz de estabelecer um controle preciso em todos os procedimentos de logística, segurança, gestão de pessoas e gestão financeira.
Aquela frase que diz: “O primeiro passo é reconhecer o problema!” faz sentido nessa situação. Procure anotar todos os tipos de perdas recorrentes em seu supermercado. Elas podem ser classificadas em dois grandes grupos: perdas conhecidas e perdas não identificadas. Veja a seguir as ocorrências que se enquadram em cada categoria:
As Perdas Conhecidas e Controláveis
As perdas conhecidas, também chamadas de perdas operacionais, são resultados de erros de processo e falhas gerenciais recorrentes no cotidiano do estabelecimento. Como suas causas são internas, podemos dizer que são previsíveis. As ocorrências mais comuns nesta categoria são:
Má Manipulação
Esse tipo de perda é muito comum em redes varejistas e possui forte ligação com a má atuação dos funcionários que lidam diretamente com o produto. Ocorrem durante o deslocamento das mercadorias dentro da loja ou no estoque, causando avarias que impedem sua comercialização.
Alguns exemplos desse tipo de falha são: uma caixa de leite que sofre uma perfuração no deslocamento, um copo de vidro que quebra, um pacote de açúcar que fura, entre outros. Esse problemas são causados geralmente pela má distribuição dos espaços.
Produto Vencido
As perdas por este motivo são resultantes de procedimentos de controle de estoque e logística pouco eficientes. O giro de mercadorias é um fator bastante significativo nesses casos. Quando há falhas de armazenagem e reposição, os produtos mais novos são vendidos e os mais antigos ficam encalhados nas prateleiras.
O prejuízo é alto, pois além do descarte da mercadoria, o estabelecimento também corre o risco de receber autuações e multas pesadas pelos órgãos de vigilância sanitária. Outro impacto não menos importante, é quando esses itens são comprados e geram inúmeros problemas, alguns bem sérios como de complicações com a saúde do cliente até processos judiciais.
Deterioração de Perecíveis
O armazenamento e manipulação de produtos perecíveis devem seguir protocolos rígidos, já que eles podem ser contaminados facilmente. Assim, insetos, pragas e o próprio contato com produtos químicos e tóxicos são situações que poderiam ser evitadas e que acabam comprometendo a integridade das mercadorias.
Este tipo de ocorrência é especialmente preocupante no setor de hortifruti. Falta de cuidados com limpeza, compras em excesso, má escolha dos fornecedores e armazenamento inadequado são os principais fatores que interferem nesta área.
As Perdas não Previsíveis
Esse tipo de perda não pode ser previsto pelos gestores e funcionários. Ele ocorre ocasionalmente e, em geral, só é identificado por meio de um inventário. Suas principais ocorrências são nas seguintes situações:
Furtos
Os furtos são, sem dúvidas, as situações mais frequentes de perdas não identificadas que podem causar um grande prejuízo no estoque. Infelizmente, tais atitudes podem partir tanto de clientes e visitantes quanto de funcionários, sendo um dos maiores desafios para a equipe de segurança da loja.
Desvios e fraudes por funcionários
Há situações em que funcionários aproveitam-se da vulnerabilidades dos procedimentos para cometer diversos tipos de desvios. Os casos mais comuns incluem:
- A passagem de produtos pelo checkout sem que sejam registrados
- Ou o registro de um item com o código de outro mais barato.
O colaborador pode “esquecer” de passar um pote de sorvete pelo leitor, por exemplo.
Programas de fidelidade também são brechas para fraudes. O operador do caixa pode aproveitar a compra de um cliente que não participa do programa e registrar a transação em seu próprio cartão.
Toda possibilidade de fraude é de difícil detecção, portanto, é necessário ter muita cautela antes de tomar qualquer providência direta.
Desvios e fraudes por clientes e visitantes
Os frequentadores da loja também desafiam os sistemas de prevenção de perdas, utilizando uma série de artifícios.
O principal deles é o consumo de produtos dentro do mercado. Isso acontece principalmente com bebidas, como iogurtes, refrigerantes e cervejas. A pessoa consome o produto e descarta a embalagem antes de passar pelo caixa.
Também são comuns as trocas de etiquetas ou embalagens. O consumidor pode trocar propositalmente o preço das gôndolas ou até alterar o conteúdo das embalagens para levar um produto mais caro no lugar de outro.
Também há os que utilizam as fraquezas nos procedimentos de devolução para levar vantagens indevidas.
Conforme demonstrado, o problema é grande e possui diversas origens. Toda essa complexidade e os prejuízos causados demandam muita atenção dos gestores e empreendedores. O uso da tecnologia é crucial para aprimorar os processos logísticos, financeiros e de segurança, que exigem um alto nível de integração e comunicação eficiente.
Quanto à gestão de pessoas, a implantação dos novos métodos de prevenção de perdas é um trabalho cujos resultados aparecem no longo prazo. Certamente haverá um certo grau de resistência às mudanças no início, pois a transformação da cultura organizacional leva tempo. É importante aplicar ferramentas para que cada funcionário entenda a importância dos novos procedimentos.
A questão é complexa, mas se você tem enfrentado esse tipo de problema em seu estabelecimento, não se desespere! Reunimos as 9 melhores práticas para reduzir as perdas do seu negócio.
Quer aprender? Continue atento!
Invista no Treinamento dos Funcionários
A implantação de métodos de prevenção de perdas exige o engajamento de todos os funcionários. Por isso, apostar em programas de treinamento é fundamental para reduzir os índices de desperdício em um supermercado. Crie um projeto voltado para a conscientização de toda a equipe e incentive o desenvolvimento de uma cultura voltada para a eficiência.
Os responsáveis pela limpeza, segurança, vendas, estoque e demais áreas produtivas e administrativas precisam ter pleno domínio dos protocolos e entender a sua importância. Dessa forma, eles aprenderão a evitar perdas e incluirão as boas práticas em suas rotinas.
Otimize sua Gestão de Estoque
Como anda o estoque em seu supermercado? Não é raro encontrarmos estabelecimentos em que mercadorias são perdidas por total falta de organização (como quando o produto é colocado em local inadequado ou suas entradas e saídas não são registradas).
Organize os processos de recebimento, registro, posicionamento e reposição de produtos de forma bem definida e integrada por meio da tecnologia. Isso privilegiará a logística e fará com que sua empresa trabalhe com estoques mais enxutos, reduzindo as perdas. Determinar um código próprio para cada produto evita confusões sobre a quantidade de itens e prazos de validade.
Outra dica valiosa nesse sentido é a utilização da técnica do PEPS — um dos pontos mais importantes no controle de perdas. A metodologia se resume à lógica de que o “Primeiro que Entra é o Primeiro que Sai” (ou FIFO, em inglês). Ou seja, todas as atividades de armazenagem e reposição são adaptadas para evitar que produtos antigos fiquem escondidos nos depósitos ou gôndolas.
Um controle melhor do nível de estoque também reduz o risco de comprar mercadoria demais e não conseguir vender, ou comprar mercadoria de menos e ter buracos nas prateleiras. Com dados detalhados de estoque, a gestão de compras será aperfeiçoada. Consequentemente, a gestão financeira também será beneficiada, aumentando a rentabilidade.
Estabeleça inventários cíclicos
Essa medida, por si só, não contribui diretamente para prevenir perdas de produtos, mas auxilia no entendimento das principais causas que ocasionam o problema. Os inventários cíclicos possuem uma grande importância no enfrentamento da situação, já que permitem uma identificação mais rápida das perdas. Faça uma categoria por vez e não pare! Permaneça contando e conferindo.
Por serem realizados dentro de períodos específicos e com uma frequência maior, as inconsistências entre o estoque previsto e o existente nas prateleiras são identificadas em menor tempo. Isso, consequentemente, permite que ações mais efetivas sejam implementadas.
Evite o consumo interno
Setores como cozinha, refeitório e padaria costumam consumir produtos dos departamentos de hortifruti, frios e laticínios em sua produção. Na correria do cotidiano, é comum que o uso destes itens não seja registrado pelos funcionários. Outros produtos que merecem atenção são os de limpeza – utilizados por todas as áreas.
É fundamental estabelecer práticas que facilitem este controle, pois além de causarem forte impacto no estoque, essas falhas dificultam a medição dos custos de cada setor.
Trocas bem definidas
Por diversas razões, o cliente pode precisar trocar um produto comprado. Nesse momento, é essencial que você tenha um procedimento previamente definido (e eficiente). A troca só pode ser efetuada com a apresentação do cupom fiscal e, além disso, deve-se observar com atenção as possíveis diferenças de preço entre as mercadorias.
Fique atento também ao fato de que o item que retornou para a prateleira precisa dar entrada no estoque novamente. Ou seja: o funcionário deve registrar a devolução do produto e a saída do outro corretamente.
Verifique a qualidade dos Fornecedores
Este aspecto é especialmente importante no setor de hortifruti, pois a qualidade das mercadorias pode variar bastante. Procure conhecer de perto os procedimentos de estocagem, manipulação e transporte de frutas e legumes dos produtores. Não pense apenas no preço mais baixo. Estabeleça um padrão de qualidade e formalize uma série de exigências aos fornecedores.
Invista em segurança
Investimentos em segurança são considerados essenciais para empresas de qualquer segmento. No caso de supermercados, operar sem um sistema efetivo de monitoramento por câmeras é um erro que traz grandes prejuízos.
A utilização de câmeras em vários locais do estabelecimento inibe pequenos furtos de clientes e funcionários. Isso porque a indicação de que o local é monitorado representa um risco a esses infratores. Criar uma equipe de prevenção de perdas também é muito interessante. Esses funcionários ficam circulando pelos corredores e observando atitudes suspeitas.
Já existem até tecnologias que integram o sistema de imagens com os registros dos caixas em busca de situações que fujam dos padrões. Isso permite mapear possíveis casos de fraude.
De olho nos códigos de barras
Como foi dito anteriormente, a troca de código de barras da mercadoria é um dos problemas que mais demandam atenção dos funcionários em uma rede varejista de supermercados. Para evitar esse tipo de perda, fomente na equipe de caixas o hábito de conferir se o item registrado confere com aquele que o cliente está levando. Em caso de inconsistências, providencie imediatamente o registro adequado.
Alie-se a tecnologia
A tecnologia é uma grande aliada das empresa. Procure sempre está com os melhores softwares do mercado em sistema de gestão, análise de dados, entre outros. Como eles têm acesso aos dados e informações atualizadas e reais, os gestores conseguem traçar estratégias mais focadas na solução do problema e, com isso, alcançam melhores resultados.
Agora, pare, planeje e chame seu time para repensar sua prevenção de perdas. Durante a leitura, você percebeu que a prevenção de perdas é uma das tarefas mais relevantes para o sucesso de um supermercado. Foram apresentadas diversas medidas que podem ser utilizadas na superação desse problema e que, em conjunto, fazem toda a diferença.
É claro que nem todas são tão simples de serem executadas. Elas demandam mudanças no comportamento dos colaboradores. Mas não é só isso! É preciso focar na formalização e padronização dos processos, além da aplicação de tecnologias.
No entanto, vale ressaltar que, colocando em prática tudo o que foi apresentado neste artigo, o estabelecimento sofrerá menos com as perdas. Consequentemente, conseguirá reduzir seus custos de operação, o que será refletido positivamente nos lucros.
