Os dados em uma empresa são essenciais para qualquer negócio, podendo atender as demandas do mercado com alta flexibilidade, conhecendo melhor o público-alvo da empresa, realizando o acompanhamento da estrutura de serviços inteligentes e inovadores. Ao mesmo tempo auxilia na tomada de decisão da empresa evitando, dessa forma, riscos, garantindo mais qualidade às escalas da empresa e menos prejuízos.
A perda de dados pode ser causada por diversos fatores diferentes, podendo ocorrer com empresas pequenas, médias e de grandes portes e sendo que, cada um desses fatores representa um problema exclusivo para a recuperação das informações. Sendo assim, confira a seguir tudo o que você precisa saber sobre a perda de dados e como evitá-la.
Principais motivos da perda de dados em uma empresa
A conscientização sobre os tipos de perda de dados e os riscos associados à perda de informações da empresa é essencial para evitar grandes custos para o negócio. Confira a seguir as principais causas da perda de dados em uma empresa:
Política de Segurança não estabelecida
É fundamental definir uma Política de Segurança para orientar os colaboradores sobre qual a forma adequada para usar a tecnologia, pois, os dados são responsabilidades da empresa e em momento algum eles podem ser expostos a ameaças externas.
Danos por vírus
É comum que todos os dias surjam ameaças que visam comprometer a segurança das informações, seja a execução de novas técnicas para infiltrar-se no sistema da empresa ou criar um novo tipo de vírus.
A verdade é que nenhuma empresa está segura, com exceção das empresas que já implementaram um mecanismo de defesa para proteger-se dos riscos. Por outro lado, há empresas que optam por não aderir um sistema para prevenir-se, pois não acreditam que possam ser alvos de ataques cibercriminosos.
Ameaças internas
As ameaças internas causadas estão ligadas aos vazamentos de dados importantes por colaboradores, ou seja, pessoas com acesso restrito ou infiltrados, o que significa que há falhas na segurança das informações. Isso poderá resultar em problemas irreversíveis para a empresa.
Contudo, o vazamento dos dados não significa, necessariamente, que a pessoa está mal-intencionada, pois, ela poderá ter navegado por um site que não é seguro e de alguma forma, acabou colocando em risco os dados da empresa.
Quedas de energia elétrica
Em uma empresa, onde há um considerável número de computadores e notebooks, por falta de energia inesperada, pode ocorrer a perda de dados salvos. Porém, este não é o maior problema, já que há a possibilidade que a queda de energia queime o disco rígido dos equipamentos o que leva a perda de todos os dados, caso, não estejam salvos em um segundo local.
Corrupção de dados
A corrupção de dados está relacionada à vulnerabilidade do sistema, pois, na maioria das vezes os arquivos são corrompidos ou violados por consequências de ataques ransomware.
Falta de backup
Assim como a falta de uma solução antivírus poderá deixar o sistema vulnerável, a negligência com o backup também é bastante prejudicial para a empresa.
O Backup é um cópia de segurança dos dados da empresa de um dispositivo de armazenamento ou sistema para outro ambiente, para que esses mesmos dados possam ser restaurados em caso de perda dos dados originais.
O que a perda de dados pode gerar na empresa?
A perda de dados em uma empresa poderá acarretar diversos problemas, tais como:
- Custos para a recuperação dos dados;
- Multas e penalidades;
- Prejuízos financeiros;
- Perdas de clientes.
E para evitar que isso ocorra em sua empresa, confira no tópico seguinte as melhores formas de proteger sua empresa da perda de dados.
Qual a melhor forma de proteger sua empresa da perda de dados?
Obtenha um disco rígido
A partição é uma divisão do espaço de um disco rígido, cada partição pode conter um sistemas de arquivos diferentes, ou seja, caso uma parte do programa de um disco rígido trave, será possível recuperar os dados que estão armazenados em um local separado.
Use antivírus
Navegar pela internet pode não ser tão seguro assim, embora algumas pessoas pensem ser totalmente seguro. Porém, é imprescindível a utilização de um antivírus, programas criados para defender o computador e protegê-lo de qualquer ameaça que visa infectar, invadir ou mesmo roubar senhas e dados pessoais.
Controle o acesso dos funcionários
Todos os funcionários que trabalham com os dados da empresa deverão receber um treinamento adequado sobre a confidencialidade ou como esses dados poderão ser compartilhados. É do interesse da empresa controlar quem pode acessar diferentes níveis de informações para proteger os mesmos.
Sistema de gerenciamento eletrônico
O software de gerenciamento eletrônico de documentos permite que seus dados estejam seguros em um sistema centralizado e totalmente web. Além disso, no software a empresa poderá filtrar os acessos a determinados documentos por permissões e controlar versões de cada um. Confira a seguir, os benefícios que o software pode proporcionar para as empresas:
Recuperação dos espaço físico
Muitas empresas ainda possuem uma mesa cheia de papéis, contudo, quando é realizada a digitalização dos documentos, além de obter uma maior praticidade na procura, também acontece a liberação de espaço físico e redução de custos financeiros, pelo fato de não haver preocupação com eventuais processos judiciais devido à perda de dados.
Documentos bem organizados
Um dos principais benefícios da gestão é a organização dos documentos da empresa. Pois, os documentos são armazenados por categorias, como uma segmentação realizada de cada conteúdo, seguido por temas, data, importância e numeração. Isso evita que os documentos fiquem desorganizados e acabam gerando grandes prejuízos para as empresas.
Otimização do gerenciamento e manutenção dos arquivos
A gestão de documentos traz a otimização do gerenciamento e manutenção dos arquivos, o que gera economia de tempo. Afinal, quando os documentos estão organizados por categorias e com um método de busca de qualidade, fica mais fácil para o colaborador abrir o arquivo certo.
Maior segurança das informações da empresa
Os documentos são repletos de informações que devem ser protegidas, ainda que algumas não tenham tanta importância, a gestão possibilita que as informações sejam mantidas em segurança, pois, são muito bem protegidas.
Para que sua empresa possua uma maior autonomia, segurança e qualidade de acesso dos dados da empresa, uma análise completa e de altíssima qualidade de seu negócio, sua empresa poderá contar com uma plataforma completa para análise de vendas, com possibilidade de aumento de vendas, acompanhamento de metas, análises de crescimento e produtividade de lojas e vendedores, todas essas vantagens por meio da IZI.
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