Quando falamos do setor de varejo um dos principais desafios de muitas empresas é melhorar a sua gestão de compras. Ao se adotar algumas medidas, como estabelecer procedimentos de compras baseados no giro de mercadorias, a empresa tem um ganho na saúde financeira, cuidando do capital de giro e do fluxo de caixa.

Compras feitas de forma equivocada vão afetar diretamente o seu estoque, impactando de forma negativa no fluxo de caixa e na rentabilidade.

Quando as aquisições são executadas da forma correta a empresa passa a oferecer melhores produtos aos seus clientes e consumidores, aumenta sua lucratividade e organiza seus processos internos.

Acompanhe a seguir 6 dicas importantes para você melhorar a sua gestão de compras do seu negócio:

Analise a situação atual

Aprimorar sua gestão de compras requer planejamento. O setor de compras tem influência sobre diversos outros setores da sua empresa. Dessa forma, você tem uma boa oportunidade para deixar sua empresa mais eficiente como um todo.

Conhecer a realidade atual da gestão de compras do seu negócio é uma ótima forma de começar a construir esse planejamento. Faça uma reunião com os responsáveis pelo setor de compras e verifique os pontos fortes e fracos da cadeia de suprimentos. Olhe se algo pode ser melhorado, o que já está dando certo e o desempenho dos colaboradores do setor. Essas medidas irão te ajudar a ter uma boa base para outras etapas do seu planejamento.

Construa um plano de ação

O próximo passo é traçar o que será feito na prática. O ideal é dar pequenos passos rumo a direção certa. Sendo assim, é importante ser realista nas suas ações e que elas possam realmente serem cumpridas. Não adianta querer grandes mudanças em um período de tempo muito curto.

Faça o melhor com os recursos que você já possui. Quer um exemplo? Se você não pode substituir algum colaborador da equipe que pode não estar rendendo o esperado, uma saída é criar um plano de ação para conversar com esse colaborador e procurar a melhor maneira de resolver os problemas atuais. Dessa forma você vai gerar oportunidades para que os outros também possam melhorar, tanto sua equipe interna quanto os fornecedores.

Conheça seus fornecedores

Uma boa relação com os seus fornecedores e parceiros empresariais é fundamental para melhorar a sua gestão de compras. Nesse ponto o primeiro passo, assim como em outros passos, é saber qual a sua situação atual. Organizar uma lista e/ou tabela com os seus fornecedores com todos os dados relevantes de cada um.

Após isso você deve manter esses dados sempre atualizados e alimentados de forma contínua. Sua gestão de compras fica mais fácil se você conhecer bem seus fornecedores. Se o seu parceiro conhecer o estilo de compras da sua empresa, ele pode até ajudar a identificar possíveis erros nos seus pedidos.

Quando se cria consciência sobre a situação atual em relação às empresas que vendem para o seu negócio, você pode identificar se existe necessidade de buscar outras alternativas no mercado. Nenhuma empresa pode ficar dependente de apenas alguns aliados, pois imprevistos sempre podem ocorrer.

Padronize os seus registros

A falta de organização causa grande parte dos problemas nos processos de estoque. Esse ponto vale para as descrições e comunicações internas e também para as entradas e saídas dos produtos.

Qual a forma de saber o que precisa ser comprado? Sabendo exatamente quais itens e quantidade de seu giro, correto? Dessa forma a empresa precisa controlar detalhadamente todas as entradas e saídas de sua mercadorias. Do contrário não tem como saber se a quantidade certa de itens está sendo adquirida, e o caixa é impactado diretamente.

Isso também vale para o setor de vendas. Para uma boa organização do estoque é necessário uma padronização nas descrições dos produtos. A forma ideal para isso é criar códigos para cada mercadoria, evitando confusões que podem atrapalhar todo o seu processo.

Monitore o fluxo de vendas

A grande função do departamento de compras é alimentar as vendas, não é mesmo? Uma empresa que faz boas aquisições tem condições de comercializar suas mercadorias a preços mais competitivos, além de não deixar faltar produtos em suas lojas.

Sendo assim, da mesma maneira que as compras alimentam as vendas, o contrário também deve ocorrer. Ao analisar o fluxo de vendas, os gestores obtêm informações importantíssimas. Torna-se possível descobrir quais produtos saem mais em cada época, quais tendem a ficar encalhados e quais esgotam rapidamente. E o principal, o giro de cada item.

Com esses dados em mãos, o departamento de compras pode acertar em cheio nos pedidos, tanto em relação às quantidades quanto no que diz respeito aos períodos. De nada adianta pedir centenas de unidades de um produto no inverno se esse item só é vendido no verão, por exemplo.

Além disso, ao acompanhar constantemente o fluxo de vendas, a empresa pode criar estratégias promocionais para vender mercadorias que estiverem paradas.

Aproveite a tecnologia

O uso da tecnologia é um dos melhores aliados nesse desafio. Atualmente, existem diversos softwares específicos para melhorar a gestão de compras, que facilitam o monitoramento dos processos.

Com o auxílio dessas ferramentas, você pode automatizar muitos controles que antes eram feitos manualmente. Além disso, um sistema de gestão próprio para o varejo permite integrar a gestão de compras com eficiência a todos os setores da companhia — o que softwares genéricos nem sempre conseguem cumprir.

Outro ponto interessante é que a tecnologia gera sugestões de compras baseadas em parâmetros pré-definidos, otimizando o trabalho do comprador e prevenindo erros humanos causados por descuidos, esquecimentos ou falhas na interpretação das informações.

Agora, você já conhece as principais dicas para melhorar a gestão de compras da sua empresa. Esse aprimoramento vai desde questões de planejamento, como análise e plano de ação, até medidas práticas para otimizar os processos, como monitoramento das vendas e implementação de uma tecnologia específica.